Digitale Kollaboration: Kommunikation auf der Baustelle optimieren

Wenn die Corona-Pandemie uns eines gelehrt hat, dann ist es die Erkenntnis, dass Anpassungsfähigkeit ein kritischer Erfolgsfaktor ist. Baufachleute haben heutzutage enorme Herausforderungen und Unsicherheiten zu bewältigen: von COVID-19 über astronomische Holzpreise bis hin zu gestörten Lieferketten. Wir können die langjährigen Produktivitätsprobleme in unserer Branche, die sich durch die unglücklichen Entwicklungen im Jahr 2020 und die zunehmende Komplexität unserer Projekte noch verstärkt haben, nicht länger übersehen. Ineffiziente Arbeitsweisen tragen dazu bei, dass die Baubranche unter den schwierigen Rahmenbedingungen leidet. Mithilfe digitaler Lean-Lösungen für die Baubranche können wir uns den Veränderungen jedoch anpassen und gleichzeitig belastbarer werden.

Wer Lean Construction-Prinzipien anwendet, weiß, dass die Teammitglieder vor Ort am besten in der Lage sind, Verschwendung und Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe zu erkennen. Jedes Gewerk kann klar überblicken, durch welche Hindernisse seine Arbeit eingeschränkt wird. Bei ganzheitlicher Betrachtung können wir sehen, wie sich die Hindernisse für ein Gewerk auf alle anderen auswirken. Eine optimierte Kommunikation auf der Baustelle fördert eine holistische Perspektive, die es uns ermöglicht, Probleme gemeinschaftlich zu lösen und produktiver zu arbeiten.

Wir können nicht über die Kommunikation am Bau sprechen, ohne auf die Kultur auf Baustellen einzugehen. Ob in der täglichen Lagebesprechung, bei der Phasenplanung oder anderen Bausitzungen – wir werden unsere Ziele eher erreichen, wenn wir eine Kultur pflegen, die auf Soft Skills setzt. Hören wir den Bedenken von Teammitgliedern aufmerksam zu und beachten ihren Standpunkt, drücken wir damit unsere Wertschätzung aus. Auf diese Weise können uns wichtige Details nicht entgehen – selbst wenn es um nicht direkt greifbare Dinge wie die Arbeitsmoral anstatt um eine Materiallieferung geht. Führungskräfte vor Ort können zudem die Transparenz schaffen, die bei Bauprojekten unerlässlich ist, indem sie das persönliche Gespräch suchen und lösungsorientierte Diskussionen anregen, statt sich mit Schuldzuweisungen aufzuhalten.

Es gibt zwar unterschiedliche Aufgabenfelder – von der Bauleitung über die Architektur bis hin zur Elektrik, Sanitärinstallation usw., aber letztlich sind wir alle ein gemeinsames Team, das nach einem Rahmenterminplan arbeitet. Gehen wir beispielsweise nach der LPS® (Last Planner System®)-Methodik vor, so müssen wir wissen, wie die Herausforderungen und Probleme der anderen mit unseren eigenen zusammenhängen und gemeinsam Lösungen dafür finden. Mit gut trainierten Soft Skills und einer ebenso effizienten wie achtsamen Projektkommunikation am Bau schaffen wir die Voraussetzungen dafür, dass wir Zusagen tatsächlich einhalten und unseren Erfolg schlussendlich in Zahlen messen können.

Im Big Room-Planungsmeeting kommen alle Teammitglieder zu Wort, und wir informieren sie über Terminpläne, Meilensteine, Abweichungen und andere projektbezogene Angaben, die wir nach Möglichkeit grafisch aufbereiten. Hierzu verwenden wir normalerweise Whiteboards, Papier und Haftnotizen, aber auf moderneren Baustellen auch digitale Plattformen. Sie ergänzen herkömmliche Methoden der visuellen Kommunikation am Bau, denn die Projektdaten lassen sich mit digitalen Mitteln häufig greifbarer und aktueller darstellen. So können die Mitglieder verschiedener Teams auch dann gut zusammenarbeiten, wenn sie (z. B. aufgrund einer weltweiten Pandemie) nicht am selben Ort sein können.

In der Baubranche findet die Kommunikation häufig zu Beginn des Arbeitstags und bei Bedarf statt, in den meisten Fällen physisch vor Ort. Der regelmäßige persönliche Austausch ist bei einem Bauprojekt zwar keine schlechte Sache, hat aber doch zwei Nachteile: Erstens, je mehr geredet wird, desto weniger Zeit bleibt für Produktivität, und zweitens können Missverständnisse aufkommen – insbesondere dann, wenn zwischen den Besprechungen Änderungen stattfinden. Ohne eine gut organisierte Baukommunikation – und dazu zählen in Echtzeit dokumentierte Statusinformationen, das Tracking von Betriebsmitteln und feste Leistungs- und Fristenverzeichnisse – können spontane Rücksprachen mit verschiedenen Teammitgliedern zu Abweichungen im Arbeitsablauf führen, obwohl sie doch eigentlich genau das Gegenteil bewirken sollen.

Wenn ein Gewerk beispielsweise auf eine Holzlieferung wartet und sich der Lkw um einen Tag verspätet, brauchen wir für die entsprechenden Teammitglieder einen Plan B. Bisher mussten wir mehrere Gespräche führen, um festzustellen, welche anderen Gewerke und Teammitglieder möglicherweise betroffen sind und wie sich die Verzögerung auf den Rahmenterminplan auswirkt. Mit einer digitalen Plattform können jetzt alle Beteiligten einfach auf ihrem Smartphone oder Tablet die Ziele für den Tag, Monat oder den gesamten Projektzeitplan einsehen, ohne auf eine offizielle Mitteilung warten zu müssen. Das entlastet die Projektleitung und motiviert die Teammitglieder, Herausforderungen gemeinsam und proaktiv zu lösen.

Unternehmen in allen Branchen stellen ihre Kosten mehr denn je auf den Prüfstand. Ein Großteil der Verschwendung am Bau ist auf mangelhafte Kommunikation zurückzuführen, denn die zieht häufig eine unrealistische Terminsetzung und Leistungsabweichungen nach sich. Bei der Projektentwicklung bauen wir oft einen Zeitpuffer für mögliche Probleme ein. Ohne durchgängig dokumentierte Prozesse ist es jedoch unmöglich, einen Abschlusstermin oder das Budget festzulegen. Deshalb werden bei so vielen Projekten die gesetzten Fristen nicht eingehalten. Die Folge: Beim Bauherren und dem ausführenden Bauunternehmen häufen sich die Kosten. Ohne eine angemessene Baukommunikation ist es auch viel schwieriger, Konzepte wie die Just in time-Lieferung umzusetzen, weil die Beschaffungs- und Planungsentscheidungen nicht auf der Realität vor Ort beruhen. Mit einer Lean Construction-Software lassen sich Baustellen und Teammitglieder ‒ auch außerhalb des Big Rooms ‒ eng miteinander verknüpfen, Planungsfehler vermeiden und Strategien für die Ressourcenschonung erfolgreich umsetzen.

Eine durch digitale Plattformen optimierte Kommunikation auf der Baustelle hilft uns nicht nur, die Herausforderungen unserer Zeit zu bewältigen, sondern bereitet uns auch auf die Zukunft des Bauwesens vor. Durch die Corona-Pandemie mussten sich viele Bereiche der Branche neu orientieren. Da die Reisemöglichkeiten eingeschränkt waren, haben sich viele Unternehmen im Bereich Architektur, Ingenieur- und Bauwesen beispielsweise auf Mehrfamilienhäuser verlegt, statt Hotels zu bauen.

Dokumentierte, aktuelle Projektinformationen, die für alle Beteiligten – ob auf der Baustelle oder im Büro – zugänglich sind, tragen zu einem smarten Umgang mit Anforderungen und gemeinsamen Zielen bei. Und das gilt auch oder insbesondere, wenn wir an einem Vorhaben arbeiten, mit dem wir weniger vertraut sind. Eine ganzheitliche Kommunikation am Bau und die digitale Zusammenarbeit verbessern die Produktivität, Arbeitsmoral, Planungsgenauigkeit und Profitabilität – und das sind die besten Voraussetzungen, die wir brauchen, um neuen Herausforderungen gerecht und als Team und Branche belastbarer zu werden.